1. Introducción.

El artículo 15 de la Constitución Nacional consagra el derecho al habeas data que consiste en “conocer, actualizar y rectificar las informaciones” que se hayan recogido sobre las personas en bancos de datos y en archivos tanto de entidades públicas y como privadas.

La ley 1581 de 2012 y sus disposiciones reglamentarias, en especial el Decreto 1074 de 2015, desarrollan este derecho constitucional. Por ello QUIMICOS ALBOR LTDA.– en adelante QUÍMICOS ALBOR – en calidad de responsable del tratamiento de la información que reposa en sus bases de datos, adopta las siguientes políticas encaminadas a garantizar su protección.

2. Alcance.

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de QUIMICOS ALBOR.

3. Definiciones.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. Principios.

Para el tratamiento de datos, QUIMICOS ALBOR aplicará los siguientes principios:

Legalidad: Conforme a la normatividad vigente.

Finalidad: Fin legítimo de acuerdo con la Constitución y la Ley, y será informada al Titular.

Libertad: Consentimiento, previo, expreso e informado del Titular, y datos no obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Veracidad o calidad: Debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Transparencia: El titular tiene derecho a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

Acceso y circulación restringida: Sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución.

Seguridad: Manejo con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Obligación de todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos a garantizar la reserva de la información.

5. Tratamiento de datos.

QUIMICOS ALBOR, en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, transmite, difunde, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.

6. Finalidad.

La información obtenida por QUIMICOS ALBOR solo se usará con los siguientes fines:

6.1. Para el envío de información relacionada con el objeto social.

6.2. Para el cumplimiento de obligaciones tributarias, fiscales y parafiscales y/o frente a organismos de vigilancia y control.

6.3. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas.

6.4. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, proveedores, distribuidores, trabajadores, y de más personal vinculado mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR) por parte del área de servicio al cliente.

6.5. Para la evaluación de los estándares de calidad.

6.6. Para la invitación a eventos organizados o patrocinados por QUIMICOS ALBOR.

6.7. Para la verificación de saldos de sus acreedores.

6.8. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.

6.9. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos.

6.10. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.

6.11. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

6.12. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para actividades relacionadas con el objeto social.

6.13. Otros fines para los que el titular haya dado consentimiento, salvo que la ley prevea otras obligaciones.

7. Derechos de los Titulares.

De conformidad con la ley 1581 de 201 los titulares de Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de QUIMICOS ALBOR LTDA, tienen los siguientes derechos:

7.1. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales.

7.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada salvo las excepciones de ley.

7.3. Recibir información respecto al uso que se ha dado a los datos personales.

7.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

7.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

7.6. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

8. Derechos de los niños, niñas y adolescentes.

QUIMICOS ALBOR reconoce y respeta el derecho prevalente de los niños, niñas y adolescentes. En ese sentido no se dará tratamiento a datos personales de ellos, salvo los autorizados por la ley.

9. Deberes del responsable y/o encargado del tratamiento de datos.

QUIMICOS ALBOR como responsable y/o encargado del tratamiento de datos, debe cumplir los siguientes deberes:

9.1. Garantizar al Titular el ejercicio del derecho de hábeas data.

9.2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.

9.3. Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

9.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

9.5. Garantizar que la información que se suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

9.6. Mantener actualizada la información.

9.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta.

9.10. Suministrar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

9.11. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

9.12. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales de acuerdo con la ley.

9.13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

9.14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

9.15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9.16. Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» de conformidad con la ley.

9.17. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

9.18. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

9.19. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

10. Responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos (PQR).

La persona responsable de la atención de PQR de los titulares de datos bajo tratamiento de QUIMICOS ALBOR es: Coordinador del Área de Servicio al Cliente. Dirección: Carrera 28 A No. 70-43 Bogotá, D.C. Teléfono: 5426312 Correo electrónico: servicliente@quimicosalbor.com.

11. Procedimiento para ejercer los derechos de los titulares de la información.

11.1. Peticiones y Consultas.

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que les concierne y que repose en cualquier base de datos bajo responsabilidad de QUIMICOS ALBOR, así como copia de la autorización de acuerdo con el siguiente procedimiento:

11.1.1. La consulta se formulará al área de servicio al cliente, a través del correo electrónico servicliente@quimicosalbor.com. 

11.1.2. El plazo para atender la petición o consulta será de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

11.1.3. La respuesta se remitirá al correo electrónico desde el cual se remita la consulta, a menos que el titular de la misma solicite que sea un correo o dirección diferente. 

11.2. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo de acuerdo con el siguiente procedimiento: 

11.2.1. El reclamo se formulará al área de servicio al cliente, a través del correo electrónico servicliente@quimicosalbor.com.

11.2.2. El reclamo deberá contener por lo menos la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

11.2.3. En caso que el reclamo no cumpla con estos requisitos, se solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

11.2.4. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

11.2.5. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

11.2.6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.3. Quejas. Las quejas solo podrán ser presentada por el causahabiente ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante QUIMICOS ALBOR.

12. Vigencia. El presente Manual empezará a regir a partir de su publicación en la página web de QUIMICOS ALBOR www.quimicosalbor.com. Las bases de datos tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto diez (10) años.

Parágrafo. En caso QUIMICOS ALBOR considere necesario hacer cambios en la política de protección de datos, está será informada previamente a través de la página web que contiene la misma.

Productos quimicos

Carrera 28A No. 70-43
Bogotá D.C., Colombia
Cel. 3163339598
Tel. 542 6312

Síguenos en redes